Crear varios documentos a partir de uno usando Word y Excel (Combinar Correspondencia)

Hacer un documento muchas veces a partir de uno solo con Word y Excel (Combinar Correspondencia)

La combinación de correspondencia consiste en elaborar un documento o diseño donde solo una pequeña parte de él sea distinta y esa parte distinta se hará en otro programa como podría ser Excel o Access. Para después unir estos archivos y de ellos obtener muchos documentos.

Para la práctica de esta ocasión haremos un Memorandum de una empresa que da aviso de la autorización para el uso de una red informática en una empresa y se requiere notificar a varios empleados de la misma.

El documento contiene el 90% del mismo con la misma información para todos y solo cambia el nombre, así que se hará un solo Memorandum y de él obtendremos todos los Memorandums necesarios. Esto se puede aplicar también para invitaciones, oficios, tarjetas, diplomas, constancias, cartas, etc. cualquier tipo de documento que contenga solo un pequeño cambio y que se deba repetir muchas veces.

 Además, haremos un segundo archivo que contendrá únicamente una lista con los nombres de los empleados.

1.- Abrimos Excel y creamos una lista (que serán los empleados) (la siguiente puede servir de ejemplo para nuestra práctica)

2.- Después de haber guardado la lista de empleados haremos el Memorandum pero en el lugar donde irá el nombre se dejara vacío y al finalizar el memorándum hay que guardar el archivo

3.- Estando en Word elegimos la pestaña Correspondencia y ahí elegimos el botón Seleccionar destinatarios

4.- En el menú que se muestra elegimos la opción Usar una lista existente… y en la ventana que se muestra buscamos y elegimos el archivo de Excel que contiene la lista de los empleados y presionamos el botón Abrir

5.- La ventana que se muestra nos indica la hoja que contiene la lista de los empleados (si el archivo de Excel que elegimos contiene más de una hoja, también se mostrarán las demás hojas y debemos elegir la hoja que contenga la lista de los empleados) para después presionar el botón Aceptar

Con lo anterior ya tenemos enlazados los dos archivos, el que contiene el memorándum y el que contiene la lista de empleados

6.- Ahora indicaremos en que parte del Memorandum llevará el nombre de los empleados y para ello colocamos el cursor donde quedará el nombre

7.- Elegimos el botón Insertar campo combinado y se mostrará el campo de la lista de los empleados que en nuestra practica se llama empleados y lo elegimos con un clic

Lo anterior hará que se muestre el campo en nuestro documento de la siguiente manera

 

8.- En este punto ya podemos verificar si realmente está funcionando la combinación presionando el botón Vista previa de Resultados

Si todo esta correcto ya se debe mostrar el nombre del primer empleado de la lista que se hizo en Excel. En nuestra práctica debe mostrar el nombre de Juan Manuel Ortiz Romero

Podemos usar los botones de navegación para avanzar o retroceder en la lista

Hasta este momento ya podemos ver y usar o imprimir los Memorandums uno a uno solo colocándonos en el Empleado que queremos imprimir, pero nuestra práctica va más allá porque nos falta crear el tercer y último archivo que ya será el archivo combinado y esto lo haremos de la siguiente manera

9.- Elegimos el botón Finalizar y combinar y en el menú que se muestra elegimos la opción que necesitemos

Editar documentos individuales… .- Este opción crea un tercer documento con todas las páginas necesarias de acuerdo a la lista de destinatarios (en nuestra práctica elegiremos esta opción)

Imprimir documentos… .- Permite mandar directo a impresión todos o algunos documentos de la lista de destinatario creada en Excel, sin crear ningún tercer documento combinado

Enviar mensajes de correo electrónico… .- Permite enviar por correo electrónico los documentos hechos a cada destinatario (para esto debemos tener configurado el correo electrónico de nosotros o la empresa en la computadora)

10.- Como elegimos Editar documentos individuales nos mostrará el siguiente mensaje

Todos .- combina todos los nombres de la lista de los destinatarios (empleados) (en nuestra práctica elegiremos esta opción)

Registro actual . - Solo combina en un tercer archivo el destinatario que tengamos actualmente en la pantalla

Desde:      Hasta:  .- Podemos indicar desde que empleado hasta que otro empleado queremos que combine (debemos tomar en cuenta que la selección en este caso debe ser continua, ejemplo Desde: 1   Hasta: 5 así solo combinará del destinatario 1 hasta el 5), si los empleados no son consecutivos deberemos indicarlo así Desde: 3   Hasta: 3 y luego Desde: 7   Hasta: 7  y así sucesivamente lo que hará es ir creando un archivo por cada destinatario.

11.- Después de elegir la opción que necesitamos presionamos el botón Aceptar

Con esto Word mostrará un tercer archivo donde ya muestra los memorándums combinados de cada empleado (en nuestra práctica serán 10 memorandums)

Por último, ya solo queda guardar este tercer archivo si es necesario o solo talvez mandar a imprimir todo el archivo, o talvez exportarlo a PDF. Ya queda del usuario lo que hará con este archivo combinado.