Formulas Avanzadas en Word

En este blog continuamos con las formulas que se pueden aplicar a las tablas en Word. Tomaremos un ejemplo de Control de Compras donde se aplicarán las funciones SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, PRODUCT y la función condicional IF.

Cada una de las funciones anteriores se usarán en este ejemplo sencillo pero usted como usuario final deberá ir adecuándolas a sus propias tablas o reportes dentro de Word.

Algunas anotaciones importantes que deben verse son que, para las funciones es muy importante la información que se escribe en cada celda, ya que de ello depende el resultado de las formulas. Por ejemplo no es lo mismo escribir R523 en una celda que escribir R 523, ya que el espacio que se deja entre la letra y los números dejan que algunas funciones tomen el número que esta separado de la letra para tomarlo en cuenta en una operación. Así que si no queremos que una formula tome números de celdas que no debe, entonces pongamos los números sin espacio junto a las letras.

R523 es tomado por la función COUNT como 0, pero si escribo R 523 lo tomará como 1.

Descripción sencilla de las funciones que se van a usar en el ejemplo:

Count = cuenta caracteres numéricos que hay en las celdas indicadas

Average = obtiene el promedio de un rango de celdas

Max = obtiene el número mayor de un rango de celdas

Min = obtiene número menor de un rango de celdas

Product = multiplica los valores de las celdas indicadas

Sum = suma los valores contenidos en las celdas indicadas

If = realiza operaciones en base a condiciones –> if(condición, operación1, operación2)

Empecemos con el ejercicio

1.- Abrir un archivo con su tabla

2.- Colocamos el cursor debajo del encabezado Comprar

3.- Abrimos la ventana de formulas seleccionando la pestaña PRESENTACIÓN y eligiendo el botón FÓRMULA  para escribir la siguiente función =IF(E2<C2,D2-E2,0) y al terminar presionar el botón ACEPTAR

Nota: recordemos que la formula o función puede escribirse con mayúsculas o minúsculas y no habrá problema.

el resultado se muestra de la siguiente manera

4.- La formula anterior se aplicará a las celdas de abajo solo que se cambiará el número de la fila y quedarían así =IF(E3<C3,D3-E3,0) ,    =IF(E4<C4,D4-E4,0)  para obtener los siguientes resultados en la tabla

5.- Ahora vamos a la celda que se encuentra debajo del encabezado $ Compras para obtener el total del precio de cada producto que se va a comprar

6.- Abrimos nuevamente la ventana de formulas y escribimos la siguiente función =PRODUCT(F2,G2) , aplicamos el formato de Moneda y damos ACEPTAR

7.- Con esto anterior obtenemos el resultado siguiente

8.- La formula anterior se repetirá en las celdas de abajo pero cambiando el número de la fila y quedarían así =PRODUCT(F3,G3),    =PRODUCT(F3,G3)  y se tienen los siguientes resultados en la tabla

9.- Lo siguiente a hacer es obtener la suma de las columnas de Stock Min, Stock Max., Existencias, Comprar, Precio Cpra. y $ Compras. Para ellos usamos la función Sum

Colocamos el cursor en la celda que corresponde primero

10.- Abrimos la ventana de formulas y escribimos la siguiente función =SUM(ABOVE), damos clic en ACEPTAR (la función SUM ya se a visto en el blog de Formulas básicas de Word)

11. Las celdas de la derecha tendrán la misma formula solo que se debe cambiar la palabra LEFT por ABOVE y los resultados en la tabla será el siguiente

12.- Lo siguiente es obtener cuantos productos hay en la lista de productos y para ello colocamos el cursor en la celda que corresponde

13.- Abrimos la ventana de formulas y escribimos la siguiente función =COUNT(C2:C4) y clic en ACEPTAR

y el resultado sería

14.- Ahora se debe obtendrá el promedio de precios de compra y colocamos el cursor en la celda correspondiente

15.- Abrir la ventana de formulas y escribir la siguiente función =AVERAGE(G2:G4), elegir el formato de Moneda y clic en ACEPTAR

el resultado es

16.- Colocar el cursor en la celda que corresponde al resultado de el Precio más alto y se usará la función MAX

17.- Abrir la ventana de formulas y escribir la siguiente función =MAX(G2:G4), elegir el formato de Moneda y clic en ACEPTAR

el resultado quedaría así

18.- Colocar el cursor en la celda que corresponde al resultado del Precio más bajo donde se usará la función MIN

19.- Abrir la ventana de formulas y escribir la siguiente función =MIN(G2:G4), elegir el formato de Moneda y clic en ACEPTAR

el resultado terminaría así

y así quedan concluidas todas las formulas dentro de este formato de tabla en Word 2013

Esperamos que el ejemplo anterior les ayude a resolver algún problema con respecto a las formulas de Word.

El siguiente video es un tutorial relacionado con las mimas funciones de este blog.

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