Pasar Datos de Excel hacia Word

En esta ocasión el blog se enfocará a la solución del problema de como pasar información desde Microsoft Excel 2013 hasta Word.

Los datos de Excel hacia Word pueden pasarse hacia un oficio, memorandum, tablas, etc., es decir hacia una diversidad de documentos, esta herramienta llamada Combinación de Correspondencia que es de Word y no solo de la versión de Word 2013, sino desde versiones anteriores es la que permitirá pasar la información de Excel hacia Word.

La Combinación de Correspondencia en Word puede ser muy útil en lugares donde se deben elaborar documentos o formatos de texto donde solo algunas partes de dicho documento cambian, por ejemplo una circular que se envía a varios empleados de una misma empresa donde el único dato que cambia es posiblemente el nombre y puesto del empleado, así como el lugar y hora de una reunión.

Para lo anterior es que podremos seguir los pasos que a continuación mencionaremos.

Pasos para enviar datos desde Excel a Word

1.- Abrimos en Word el documento que usaremos para pasar la información desde Excel (en nuestro ejemplo usaremos un memorandum con datos ficticios)

Lo que esta con una línea es lo que vamos a estar cambiando o lo que se puede estar cambiando cuando lo necesitemos.

2.- Podemos abrir también si se necesita el archivo de Excel que va a contener la información que cambia en este memorandum (no es necesario abrir el archivo de Excel si ya sabemos que es lo que necesitamos de el, pero para este ejemplo y sepamos que contiene el archivo en Excel si lo abriremos y mostraremos aquí debajo su contenido)

 

en este ejemplo tenemos un archivo de Excel llamado Datos, con dos hojas y en cada hoja diferente tabla, en la imagen anterior tenemos la hoja llamada Jefes de Área

del archivo anterior pasaremos al memorandum en Word la información necesaria.

3.- Estando en la ventana de Word y el archivo del Memorandum haremos un enlace entre el archivo de Word y el archivo Datos de Excel para posteriormente colocar los datos de Excel en Word.

Para esto elegimos la pestaña Correspondencia, luego el botón Seleccionar Destinatarios y ahí la opción Usar una Lista Existente

4.- Con lo anterior se abre una ventana donde elegimos el archivo de Excel que contiene los datos que cambian en el memorandum y damos clic en el botón Abrir

5.- En la ventana que se abre nos muestra las hojas que contiene el archivo de Excel para que seleccionemos la hoja que vamos a ocupar en el archivo, en este caso vamos a elegir la hoja llamada Jefes de Área  y damos clic en el botón Aceptar  

con lo anterior ya tenemos hecho el enlace entre Word y la hoja Jefes de Área de Excel

6.- Ahora colocamos los campos que tiene la hoja de Excel en el lugar correcto dentro del documento Memorandum de Word, para ello seleccionamos la primera línea en donde irá el primer dato o campo que es donde va el nombre del jefe de personal y la borramos para dejar ahí solo el cursor, y debe quedar así

7.- Ahora seleccionamos la pestaña Correspondencia y ahí el botón Insertar Campo Combinado, para luego dar clic en el campo que se colocará donde esta el cursor (en nuestro ejemplo será el campo nombre)

y quedaría así en el documento del Memorandum

8.- Ahora borramos la segunda línea que corresponde al área de trabajo del empleado y colocamos ahí el cursor, para luego repetir el paso 7 pero seleccionando el campo Área y quedaría así

9.- Para ver la información que necesitamos elegimos la pestaña Correspondencia y el botón Vista Previa de Resultados

y en el documento veremos lo siguiente

como vemos ya se muestran el nombre y puesto de la persona que tenemos en la lista de Excel, podemos comprar este nombre con el primero de la lista de la hoja de Excel y veremos que es lo mismo.

Como en la tabla de Excel no tenemos solo un empleado podemos avanzar hacia el otro empleado y los demás con solo la herramienta de navegación de registros de Word

10.- Damos clic en el botón con la flecha hacia la derecha para avanzar en los registros de la lista y la flecha hacia la izquierda si queremos regresar en los registros

vemos que aquí que al dar clic en la flecha del navegador hacia la derecha ya pasamos al registro 2 y los datos de nombre y área ya cambiaron, siendo estos los del registro 2.

Bien, pues con esto podemos avanzar o retroceder en los registros de la tabla de Excel, ahora solo hay que Guardar el archivo de Word para que quede enlazado al archivo de Excel y cuando abrimos este Memorandum siempre se abrirá enlazado hacia el archivo de Datos de Excel.

Si quisiéramos cambiar de tabla de Excel solo hay que repetir los pasos 3, 4 y 5 para posteriormente hacer los pasos 6, 7 y 8 con los nuevos campos que resulten de la nueva tabla de Excel que se haya enlazado.

Cuando los datos se cambien en la tabla de Excel al abrir el archivo de Word también se actualizarán, pero si tenemos los 2 archivos abiertos y modificamos algo en Excel, para ver el cambio en Word solo presionamos el botón para cambiar de registro y luego regresamos al registro que estaba y veremos que ya se cambió.

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